L'administratif d'une première embauche

Recruter son premier salarié, c'est une bonne nouvelle : l'activité tient. C'est aussi une série de démarches qui ont toutes une date limite, et dont certaines se font avant que la personne ne commence à travailler. Voici l'ordre réel des opérations, qui fait quoi, et les pièges de calendrier les plus fréquents.

Avant même de recruter : ce qu'il faut avoir

Deux démarches se font une fois pour toutes, à la première embauche de l'entreprise :

• Un contrat de complémentaire santé (mutuelle) à proposer au salarié, avec la participation de l'employeur.
• L'adhésion à un service de prévention et de santé au travail, qui organisera la visite d'information et de prévention du nouvel arrivant.

S'y ajoutent, selon votre convention collective, une caisse de retraite complémentaire et, dans le bâtiment, une caisse de congés payés. Ces affiliations prennent du temps : mieux vaut les lancer dès que la décision de recruter est prise, pas la veille de l'arrivée.

L'annonce et les candidatures

Une offre d'emploi claire fait gagner des heures de tri. Trois éléments manquent souvent : le lieu exact de travail, le type de contrat avec sa durée, et une fourchette de rémunération. Sans eux, vous recevez des candidatures hors sujet et vous perdez les bons profils, qui ne postulent pas dans le flou.

Côté réception, prévoyez une adresse dédiée, une réponse type pour les candidatures non retenues, et un tableau de suivi tenu au fil de l'eau : nom, date de réception, statut, date d'entretien. C'est exactement le genre de suivi que je prends en charge dans l'appui au recrutement : je rédige l'offre, je reçois les candidatures et je prépare la sélection, vous choisissez.

La DPAE : avant l'embauche, pas après

La déclaration préalable à l'embauche est la formalité à ne pas manquer. Elle s'effectue auprès de l'Urssaf — ou de la MSA pour l'agricole — dans les huit jours qui précèdent la prise de poste, et jamais après. Elle regroupe plusieurs déclarations en une seule : immatriculation de l'employeur si c'est la première embauche, affiliation du salarié, demande de visite médicale.

Le contrat de travail

Le CDI à temps plein n'a pas d'obligation d'écrit, mais s'en passer est une très mauvaise idée. Le CDD, le temps partiel et l'apprentissage, eux, doivent impérativement être écrits et remis au salarié — pour le CDD, dans les deux jours ouvrables suivant l'embauche.

Le contrat reprend la convention collective applicable, la qualification, la rémunération, la durée du travail, le lieu, la période d'essai. C'est un document juridique : sa rédaction relève de votre expert-comptable, de votre avocat ou de votre organisation professionnelle. Mon rôle est de préparer le dossier complet pour qu'il soit rédigé vite et sans aller-retour.

Le premier jour, et le premier mois

1. Registre unique du personnel : le salarié y est inscrit dès son arrivée, dans l'ordre des embauches. Il doit pouvoir être présenté à tout moment en cas de contrôle.
2. Affiliation à la mutuelle et à la prévoyance, avec la dispense d'adhésion si le salarié en remplit les conditions et la demande par écrit.
3. Visite d'information et de prévention, à programmer dans les trois mois suivant la prise de poste, plus tôt pour certains postes à risque.
4. Affichages et documents obligatoires dans l'entreprise, et remise des informations sur la convention collective.
5. Premier bulletin de paie, établi par votre expert-comptable à partir des éléments que vous lui transmettez : heures, primes, absences.

Qui fait quoi

Les erreurs de calendrier les plus fréquentes

• Faire la DPAE le jour de l'arrivée, ou pire, le lendemain.
• Attendre la première paie pour affilier le salarié à la mutuelle.
• Oublier la visite d'information et de prévention, qui est à la charge de l'employeur.
• Ne pas tenir le registre du personnel, document pourtant exigé dès le premier salarié.

Une première embauche bien préparée se joue sur deux semaines de démarches étalées, pas sur une soirée de panique. Si vous préférez vous concentrer sur le recrutement lui-même, je m'occupe du reste : c'est l'objet de l'appui au recrutement, et le prolongement naturel des tâches administratives à déléguer en premier.

Repères généraux à la date de publication. Le droit du travail dépend de votre convention collective : validez les points juridiques avec votre expert-comptable ou votre conseil.

Cette tâche se délègue. Découvrir la prestation « Appui au recrutement » →

Camille ColletSecrétaire indépendante — accompagne les TPE et artisans dans leur mise en conformité.